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業務自動化できる作業の目の付けどころ

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業務自動化できる作業の目の付けどころ

みなさん、PCを使っての業務は多いでしょうか?

お店屋さんであれば、発注伝票をお客様・お得意様からFAXやPDFでいただいて、それを手入力でシステムに入力したり、最終的な出荷状況から売り上げの集計とExcelで突き合わせたりとかしていますよね。

作業をどんどん自動化して圧縮していきたいというニーズはありつつも、なかなかできず日々同じ作業を繰り返していませんか?どんな段階を経て、業務を自動化・圧縮していくのか?の流れを解説します。

業務自動化できる作業の目の付けどころ

自動化できる業務を見つけてどんどん時間を圧縮していきたい!ということで、目についた業務から取り掛かってしまうかもしれませんが。。まずは改善しやすい業務のポイントを上げていきます。

改善しやすい・しにくい業務のポイント

改善しやすい

  • 毎日毎回定型作業
  • 毎日ではないけど定型の作業
  • 手動でデータ入力(転記)
  • データを集計・分析

改善しにくい(=手間がかかる)

  • 相手の同意が必要なもの(書類・FAXなど)
  • 相手が主導権を握っているもの
  • 初期投資が必要なもの(スキャナー・タブレット・サービスなど)

こんな特徴があります。次に業務を整理していきますが、その時点で改善できそうな目途をつけておくとよいです。

会社の業務はどのようなものがあるのか整理する

業務の棚卸し作業から始めましょう。人によって、考えなければならない視点が異なると思います。今回は中小企業の業務効率化を念頭において考えてみます。

  • 会社と得意先とのやり取り
  • 会社内に入ってくる書類(インプット)
  • 会社外へ出ていく書類(アウトプット)
  • 会社内での書類の処理の流れ
  • 自分(作業者)のインプット・作業・アウトプット

これらの「インプット → 処理(複数)→ アウトプット」の流れを書き出します。処理の部分は、なるべく細かく作業を分解できるとよりGoodです。その中で、改善しやすい作業として挙げたポイントに当てはまる作業がないかをチェックしていきます。

改善できそうな作業を洗い出せたら、以下のことを確認しましょう。

・現状どのくらいの時間がかかっているのかを可視化
 1か月くらいの単位で何分・何時間・何人かかる作業なのか、ざっくりでいいので整理していきましょう。

・ほかの作業に影響を及ぼす作業かを確認
 その作業が早くなるとほかの作業も着手が早くなるなど、影響が大きい部分を確認しましょう。独立した作業などは優先度低め、その作業が終わらないとすすめられない・・という後続作業が多い場合は、優先度高いです。


このように、業務効率化を進めていく場合は、現状の業務の流れをしっかり整理することが重要です。整理できていると、1つ1つの作業に対して私のようなエンジニアを交えて効率化できるか?という話し合いができます。

次回は、典型的な業務効率例を挙げていきます。


■サービス一覧
 

■編集後記

大企業の時は自分の周りの作業効率アップが中心でした。会社全体の効率化は専用の部署が担当していたので。

中小企業ではもっと担当の垣根を超えた会社全体での業務効率アップを検討することができました。企業の大小と視野の大きさが反比例していたのが面白いです。

個人的には、中小企業での業務効率化は全体像が見れてやりがいありましたから、すごく充実していました。

■今日のつかもと家

9月に入って、かなり涼しくなり、長袖が必要になりましたね。夜も掛け布団が欲しくなってきました。子供たちは相変わらず布団ははぐわ、おなかを出してるわ、、風邪ひかないで~!!

  • この記事を書いた人

塚本哲也

1984年生まれ。大学では情報工学に没頭。ホームページ作成などの依頼を引き受ける。大学院卒業後は新卒で野村総合研究所に就職。インフラ・OSに近い部分を見るテクニカルエンジニアを担当。システム構築・プロジェクトマネジメントを経験後、2017年株式会社タイムレスに転職。アプリケーション開発、企業全体の業務効率化とシステム開発に携わる。2021年に退職し、フリーランスとして活動を始める。 結婚前はトライアスロンに取り組みアイアンマン70.3(swim 1.9km, bike 90.1km, run 21.1km)を完走。子供ができてからは子供と遊ぶのが最優先な子煩悩パパです。

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