前回の記事で、業務自動化の目の付けどころとして業務を確認する作業について、説明しました。次に、分析した業務に対して、「こういう作業だったら自動化できる」というパターンを説明します。
業務自動化のしやすい作業とその下準備
改善しやすい作業
- 毎日毎回定型作業
- 毎日ではないけど定型の作業
- 手動でデータ入力（転記）
- データを集計・分析
これらの作業は、どういう状態であれば、プログラムで自動処理しやすいのでしょうか？ポイントを挙げると、次のような要素を持っているとよいです。
- 決められたフォーマットがある
- 入力するデータがすべてデジタルデータになっている
- Excelを使っている
こういった情報がそろっていると、自動処理の下準備としては上々です。
自動処理の前に作業のインプット情報を整える
逆に言えば、自動化するにはこの特徴に寄せていく必要があります。（しかし、必ずしもExcelを使う必要はありません。）
- フォーマットがない仕事にフォーマットを作る
（集計資料のテーブルなどをきれいにする、管理簿を整える、など） - 入力データをデジタルデータで保存できるように環境を整える
（注文をFAXから発注システムを経由してもらう、目で確認していたデータを自動で収集するツールを使う、など） - 分析するために必要な情報をすべてExcel、またはCSV(カンマ区切りのデータファイル)で用意する
このあたりの下ごしらえができると、プログラムによる自動処理が利用できます。
作業のアウトプット情報になる条件をすべて洗い出す
次に、作業自体の見直しです。インプットデータからアウトプットデータを作成するまでに、どのような条件分岐を含んで処理が進んでいくかをヒアリング・洗い出ししていきます。
自分の担当範囲であれば、しっかり条件を書き出すことができると思いますが、ほかの担当の作業だと条件が漏れがちです。特に非IT担当の方ではそこまで意識しておらず、その日その状況になって無意識に条件分岐していることもあります。
自動化を担当するときには、隠れた条件がないか、パターン分けの認識合わせをしっかりする必要があります。きちんと話し合えれば、自動化のプログラム仕様を描ける材料は十分集まっているかと思います。
業務自動化に使う技術と実現できる作業について、次回説明していきます。
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■編集後記
業務自動化といっても、プログラムを組んだりする前に、その作業が必要なのか？とか自動化する手間と得られるリターンが見合ってるのか？とか検討します。ココが時間かかる部分ですね。
プログラムを組む自体は、実現すると決めたら程度はあれど実現しちゃうものなので、前提条件や条件分岐の漏れがないように進めていくこともかなり重要かなと感じています。
■今日のつかもと家
夜、娘たちが寝るタイミングで、家族全員一緒に布団に入ることにしています。そして、娘たちを寝かすため、毎晩マッサージをしているんですが、、ついに三女がマッサージを求めるようになってきました（笑）
「あし！」「せなか！」とリクエストを出してきます💦 可愛いんですが、これいつまでやろうかな。。。と悩むパパです。
